Formation “Prise en main du OneDrive M365” (Octobre 2023)
En plus de ce document, la vidéo de la formation sera disponible ici
Objectifs de la formation :
Cette formation de 2h à pour vocation de vous faire découvrir la toute dernière version de Microsoft Office (renommée “Microsoft 365”) et plus particulièrement une partie de ses services Cloud associés.
Durée de la formation : 1h30 +/- 30 minutes selon les questions Pré-requis : Windows 10 ou 11 & M365 d’installé sur son PC
Introduction générale
1. Distinction entre OneDrive salarié et OneDrive CEN-NA (ou “serveur CEN-NA”)
OneDrive salarié
Connectez-vous à conservatoirena-my.sharepoint.com à l’aide de votre adresse @cen-na.org et le mot de passe que vous avez défini au moment de l’installation de M365.
Cliquez ensuite sur l’onglet “Mes fichiers” dans l’encart en haut à gauche de votre écran pour accéder à la racine de votre OneDrive salarié comme affiché ci-dessous:
Pour rappel :
- Chaque salarié dispose dans son OneDrive attitré d’un espace de stockage de 1To (limite maximum de stockage possible).
- Les éléments de travail stockés dans ce OneDrive salarié sont visibles par défaut uniquement au salarié associé.
- Le salarié est l’unique responsable de la gestion des fichiers stockés dans son OneDrive. La DSI n’a pas la main pour restaurer d’éventuels fichiers supprimés si ces derniers n’ont pas été récupérés dans la corbeille du OneDrive salarié au terme d’un délai de 30 jours
OneDrive CEN-NA
Le OneDrive CEN-NA correspond à un type de OneDrive (OneDrive Entreprise) spécialement conçu pour les structures dont l’un des objectifs principales est de faciliter le travail collaboratif et le partage de fichiers au sein des équipes. Contrairement au OneDrive salarié, la stratégie de contrôle d’accès aux dossiers du OneDrive CEN-NA est gérée par la DSI ainsi que les niveaux des modalités de partage afin de garantir la sécurité de nos données. Chaque salarié du CEN-NA a ainsi, en fonction de son appartenance à des groupes de sécurité (CSE / CODIR / Services etc.), automatiquement accès aux dossiers de travail du CEN-NA qui lui sont accessibles.
Tout comme pour le OneDrive salarié, il est possible d’accéder au OneDrive CEN-NA depuis votre navigateur internet. Néanmoins, le OneDrive CEN-NA étant en réalité un agglomérat de plusieurs OneDrive il n’est pas accessible via une url unique mais via 7 url pointant vers les dossiers parents de l’arborescence de ce serveur CEN-NA:
Synchronisation du OneDrive CEN-NA à l’explorateur de fichiers Windows
Aussi pour faciliter l’accès au Serveur CEN-NA et afin de pouvoir accéder à l’aborescence de dossiers associée depuis un même endroit, il est possible de synchroniser tout le OneDrive CEN-NA dans son explorateur de fichiers Windows en suivant les étapes suivantes:
- Ouvrir l’application OneDrive sur votre ordinateur :
- S’y connecter avec votre identifiant @cen-na.org et votre mot de passe
- Une fois connecté, votre OneDrive et son contenu doit s’afficher dans votre explorateur de fichiers :
- En plus du OneDrive salarié nous allons maintenant pouvoir ajouter le OneDrive CEN-NA à l’explorateur de fichiers. Il vous suffit pour chaque dossier parent de l’arborescence serveur (00_Ressources / 01_Vie_Interne / 02_Services / 03_Antennes_Billere / 04_Antennes_Poitiers / 05_Antennes_Saint-Gence / 06_Archives / 07_Dossiers_transversaux) de cliquer sur le bouton “Synchroniser” pour voir ce dossier épinglé à votre explorateur de fichier.
Exemple pour le dossier 00_Ressources
- Le OneDrive CEN-NA matérialisé par une icône d’immeuble bleu devrait apparaître dans votre explorateur de fichier avec le dossier CEN - 00_Ressources.
- Répetez l’opération pour les 6 autres dossiers. L’intégralité de l’arborescence serveur CEN-NA est désormais accessible depuis votre explorateur de fichiers :
Utilisation ponctuelle du OneDrive CEN-NA et/ou du OneDrive salarié en mode “hors-connexion”
Un des avantages principaux de cette synchronisation du OneDrive avec
l’explorateur de fichiers est qu’il peut être utilisé même sans
connexion internet. Il en effet possible de travailler sur vos fichiers
en étant hors ligne dès lors que le ou les fichiers en questions
présentent l’une des deux icônes suivantes: 
/ 
.
Les fichiers dans l’explorateur de fichiers présentant l’icône: correspondent aux fichiers que vous avez
déjà ouverts sur votre ordinateur, ces derniers sont donc à la fois
accessibles en ligne mais aussi en local, vous pouvez donc les ouvrir
même sans connexion internet1.
Les fichiers présentant l’icône
correspondent aux fichiers pour lesquels l’option “Toujours conserver
sur cet appareil” a été activée; tout comme les fichiers précédents ces
fichiers restent accessibles en ligne mais également en local sur votre
ordinateur. Pour activer cette fonctionnalité il suffit de faire un clic
droit sur le ou les éléments souhaités (fichier(s) ou dossier(s)) et de
sélectionner “Toujours conserver sur cet appareil”.
Cette fonctionnalité peut ainsi permettre d’anticiper des sessions de travail sans connexion internet (déplacement en train par exemple), il vous suffit en effet d’activer cette option sur les fichiers souhaités avant de perdre votre connexion internet pour continuer à travailler dessus en étant hors ligne. Ainsi lorsque vous ajouterez, modifierez ou supprimerez un fichier ou un dossier dans votre OneDrive ou le OneDrive CEN-NA en étant hors-ligne, les modifications que vous ou d’autres personnes auront apportées seront synchronisées et appliquées automatiquement lorsque vous retrouverez une connexion à internet.
Remarque : Cette fonctionnalité implique forcément une consommation de l’espace de stockage du disque dur de votre PC puisque vous télécharger localement une copie des fichiers/dossiers sélectionnés précedemment du OneDrive. Il est donc important de n’utiliser cette fonctionnalité que sur des éléments ne représentant pas un trop gros volume de données en plus de penser à libérer de l’espace en faisant en sorte que ces éléments soient de nouveau uniquement disponible en ligne lorsque vous avez fini de travailler en mode “hors-connexion”. Pour se faire, la démarche à suivre est très simple: il vous suffit de cliquer sur l’icône du OneDrive dans la partie la plus à droite de la barre des tâches (à proximité de l’heure) et cliquer sur l’icône en forme de rouage et de sélectionner “paramètres”:
Cliquez ensuite sur “Paramètres avancés” :
Puis “Libérer de l’espace” :
Une fois l’opération terminée, l’explorateur de fichiers ouvrira une nouvelle fenêtre de votre OneDrive.
Création/suppression de fichiers/dossiers dans le OneDrive
Création d’un fichier dans mon OneDrive salarié depuis un navigateur web
Accédez à votre OneDrive salarié depuis votre naviguateur web et cliquez sur le bouton “Ajouter une nouvelle” pour créer un nouveau dossier ou fichier ou pour télécharger un fichier depuis votre ordinateur sur votre OneDrive salarié.
Création d’un fichier dans mon OneDrive depuis l’explorateur de fichier
Deux solutions :
- Clic-droit dans le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre dossier et/ou votre fichier, puis sélectionnez “Nouveau” pour créer l’élément souhaité:
- Ouvrez Word, Excel ou Powerpoint sur votre PC puis cliquez sur fichier “Enregistrer sous” et sélectionnez l’emplacement de votre OneDrive salarié ou du OneDrive CEN-NA pour y enregistrer l’élément.
Copie d’un fichier depuis mon PC vers mon OneDrive par glisser/déposer
Pour déplacer un fichier depuis votre PC vers votre OneDrive salarié ou vers le OneDrive CEN-NA vous pouvez utiliser la fonctionnalité “copier/couper - coller” ou alors faire un simple glisser/déposer :
Restauration d’un élément supprimé
Cas du OneDrive salarié
Les fichiers supprimés des OneDrive salariés sont conservés dans les corbeilles OneDrive pendant 30 jours. Durant cette période, les fichiers peuvent être restaurés dans OneDrive, ou supprimés définitivement de votre espace OneDrive.
Remarque : Si votre corbeille est pleine, les éléments les plus anciens sont automatiquement supprimés au bout de trois jours.
Pour restaurer un élément depuis la corbeille du OneDrive salarié:
Allez dans votre OneDrive salarié / Cliquez sur “Corbeille” / Séléctionnez les éléments à restaurer / Cliquez sur “Restaurer” :
Cas du OneDrive CEN-NA
Dans le cas d’une suppression d’un élément sur le OneDrive CEN-NA la restauration du ou des éléments en question devra se faire via un ticket destiné à la DSI.
2. Gestion des modalités de partage d’un élément du OneDrive (dossier ou fichier)
Partage d’un élément :
Avec toute l’équipe CEN-NA :
Sélectionnez le fichier ou le dossier à partager puis faites un clic-droit et choisissez “Partager”. La fenêtre de partage suivante apparait à l’écran:
Il vous suffit alors de vérifier le type d’autorisation sélectionné pour la génération du lien de partage (élément n°2 en rouge sur l’image). Si l’autorisation n’est pas définie sur “Les membres de votre organisation disposant du lien peuvent modifier le contenu”, cliquez sur le type d’autorisation actuellement définie ou sur l’icone en forme de rouage (élément n°1 en rouge sur l’image) pour modifier cette option. Vous pourrez également à partir de là choisir si vous octroyez le droit de modifier l’élement à vos collaborateurs ou uniquement le droit de lecture ou de révision. Une fois le lien de partage correctement paramétré il vous suffit de cliquer sur “Copier le lien” et de le communiquer aux personnes concernées.
Remarque : Merci de ne pas renseigner de message dans l’encart “Ajoutez un message” ni d’utiliser le bouton “Envoyer” étant donné que cette option n’est pas encore active dans notre M365.
Uniquement avec un salarié ou un groupe de salariés spécifique
Pour partager un élément avec un, deux ou un groupe de salarié en particulier, la méthode reste la même que précedemment: Il suffit de cliquer sur l’icone en forme de rouage puis de sélectionner “Partager le lien avec : Personne de votre choix” et d’appliquer ces changements.
Avec des personnes extérieures au CEN-NA
Pour partager un élément avec des personnes extérieures au CEN-NA, la méthode est exactement la même que précedemment; il vous suffit simplement de renseigner les adresses mail des personnes dans l’encart :
Remarque: Contrairement au partage avec d’autres salariés du CEN-NA, il vous est possible de composer directement un message dans l’encart prévu à cet effet puis d’utiliser la fonctionnalité “Envoyer”.